Privacy verklaring Essention B.V.

Wanneer u gebruik maakt van de diensten van de Essention B.V. en de onder haar vallende labels Energy Drives®, AcademySuite, StrategieSuite®, LeiderschapSuite en RelatieSuite, hierna te noemen Essention, is het in alle gevallen noodzakelijk, dat wij persoonsgegevens van u opslaan en registreren. Het is ons beleid en ons doel om zeer zorgvuldig en transparant om te gaan met de persoonsgegevens die wij van u krijgen. Door middel van deze privacyverklaring willen wij u laten weten, voor welke doeleinden en op welke wijze wij uw persoonsgegevens bewaren en verwerken. Deze privacyverklaring is dan ook toepasselijk op alle persoonsgegevens die wij van u verwerken, wanneer u diensten bij ons afneemt, onze website bezoekt of wanneer wij contact met u hebben.

Wie zijn wij?

Essention B.V., hierna te noemen Essention, zet zich in om haar klanten te helpen bij het vinden én realiseren (uitvoeren) van een nieuwe richting, om daarna verder te kunnen in groei en ontwikkeling met hun bedrijf, werk, persoonlijkheid of relatie. Onder de Essention B.V. wordt verstaan: de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Essention B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Utrecht onder KvK nummer 08168498 en gevestigd aan de Dorpsstraat 22, 6741 AK te Lunteren. Meer informatie over ons kunt u vinden op onze website www.essention.nl en uiteraard kunt u ook contact met ons opnemen op ons algemene mailadres info@essentiongroep.nl. Telefonisch zijn wij voor u bereikbaar op nummer +31 341 820 000.

Welke gegevens verzamelen wij van u en waarom?

Uw persoonsgegevens worden hoofdzakelijk door ons verwerkt om u een optimale en op uw persoon, bedrijf of situatie afgestemde dienstverlening te kunnen bieden. Wij bouwen graag een duurzame relatie met u op, zodat wij u ook in de toekomst van dienst kunnen zijn, strategisch met u mee kunnen denken en u wellicht aanbiedingen kunnen doen, die voor u interessant zijn, op basis van de door u in het verleden bij ons betrokken diensten. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij voor u verwerken: 

NAWTE gegevens:
Uw naam, adres, woonplaatsgegevens, telefoon en e-mail hebben wij nodig om voor u aan de slag te kunnen gaan en om u onze diensten te kunnen aanbieden. Wij verwerken geen

bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zeggen iets over iemands geloof, levensovertuiging, ras, politieke voorkeur, gezondheid of geaardheid. Wij verwerken alléén uw NAWTE gegevens en in een aantal gevallen ook een CV, indien het een vorm van dienstverlening betreft, waarbij persoonlijke ontwikkeling centraal staat.

Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen indien er:

  • Expliciete toestemming verkregen is voor specifieke doeleinden;
  • Er een wettelijke verplichting is voor het verwerken van uw persoonsgegevens;
  • Er een gerechtvaardigd belang is.
     

Dataminimalisatie beleid:
Wij verzamelen alleen de strikt noodzakelijke persoonsgegevens van u. Via al onze communicatiekanalen attenderen we u hoe we omgaan met uw persoonsgegevens en verwijzen we naar de details uit ons privacy beleid. Wanneer u bij ons diensten afneemt, maken we u steeds duidelijk, welke persoonsgegevens we nodig hebben en waarvoor. Als toch bepaalde gegevens niet noodzakelijk blijken te zijn voor de uitvoering van onze dienst-verlening, worden deze gegevens direct verwijderd. Ook mag u zelf bepalen, wanneer wij uw gegevens in uw opdracht moeten verwijderen en vernietigen.

Marketing, website en gegevens van derden

Nieuwsbrieven:
Wanneer u in de periode ná 25 mei 2018 -dus na de intrede van de AVG- bij Essention en/of de aan haar gelieerde labels een dienst of product heeft afgenomen of u zich via onze website ná 25 mei 2018 heeft ingeschreven voor onze nieuwsbrief, kunnen wij uw e-mail adres gebruiken voor het versturen van onze (gepersonaliseerde) nieuwsbrieven en aan- biedingen. Dit doen we alleen, wanneer u ons daarvoor uw expliciete toestemming heeft ge- geven. Wanneer u al vóór de intrede van de AVG nieuwsbrieven van ons heeft ontvangen en u deze nieuwsbrieven niet langer wilt ontvangen, kunt zich altijd afmelden via een link in onze nieuwsbrief. Onder gepersonaliseerde nieuwsbrieven worden nieuwsbrieven verstaan, waarin u van ons aanbiedingen ontvangt, die aansluiten bij eerdere door u bij ons af

genomen diensten en programma’s. Uiteraard bent u niet verplicht om uw interesses aan ons door te geven, wanneer wij u daarom vragen. Nieuwsbrieven versturen wij gemiddeld genomen zes keer per jaar.

Gebruik van onze website:
Wanneer u gebruik maakt van onze website, worden door ons algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder de datum en het tijdstip van uw bezoek en de gegevens die uw browser meestuurt. Essention gebruikt deze informatie voor een normaal beheer van haar website en om de functionaliteiten daarvan te verbeteren. Wij zijn niet geïnteresseerd in gegevens die iets zeggen over de identiteit van de bezoeker van onze website. Wij zijn wel geïnteresseerd in informatie die iets zegt over het gebruik van onze website, zoals het aantal bezoekers, welke pagina’s worden het meeste bezocht en wat zijn de drukke uren waarop onze website wordt bezocht.   

Cookies en waarom gebruiken we die?
Wanneer u de website van Essention en de aan haar gelieerde labels bezoekt, maken wij gebruik van cookies en van aanverwante technologieën. Een cookie is een klein tekst- bestand, dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De door het cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van onze website kan worden overgebracht naar de eigen beveiligde servers van Essention of die van een derde partij. Wij gebruiken deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, om rapporten over de website-activiteiten op te stellen en andere diensten aan te bieden, met betrekking tot website-activiteiten en internetgebruik. Dit helpt ons om u een betere gebruikerservaring en service te kunnen bieden, wanneer u onze website bezoekt, omdat cookies bijvoorbeeld uw voorkeurinstellingen onthouden. Daarnaast zorgen de door ons gebruikte cookies er ook voor, dat wij de technische werking van onze website kunnen optimaliseren, zodat de website naar behoren en snel werkt.  

Welke cookies gebruiken wij en hoe zit het met toestemming?
Wij maken gebruik van functionele en niet functionele cookies. Functionele cookies zijn nodig voor een correcte werking van onze website. Niet functionele cookies worden gebruikt voor  het verzamelen van gegevens over het gebruik van onze website.

Voor het plaatsen en uitlezen van niet functionele cookies hebben wij uw voorafgaande toestemming nodig. Voor functionele cookies niet. U kunt cookies weigeren of blokkeren, door de configuratieparameters van uw internetbrowser zo te wijzigen en in te stellen, dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is op- geslagen, via de instellingen van uw browser verwijderen. Het uitschakelen van cookies kan betekenen, dat u van bepaalde functionaliteiten van de website geen gebruik kunt maken.

Bij uw eerste bezoek aan onze website wordt u gevraagd om akkoord te gaan met de door ons gebruikte cookies. Wij vragen daarvoor van u een actieve opt-in handeling, omdat wij ook moeten kunnen aantonen, dat we uw toestemming daadwerkelijk hebben verkregen. 

Google Analytics:
Om inzicht te kunnen krijgen in het gebruik, de functionaliteit en in de statistieken van onze website, maken wij gebruik van de diensten van Google Analytics. Essention heeft de instellingen van Google Analytics aangepast aan de handleiding van de Autoriteit Persoons-gegevens. De informatie die wij op deze wijze verzamelen, wordt zoveel mogelijk geanonimiseerd (dus zonder het IP adres van uw computer) en opgeslagen op de servers van Google in de Verenigde Staten. Op de web-site van www.google-analytics.com treft u het door hen gehanteerde privacy beleid aan. Met Google Analytics verzamelt Essention onder andere de volgende data:

  • Het aantal unieke bezoekers;
  • Hoe vaak gebruikers onze website bezoeken;
  • Welke pagina’s gebruikers van onze website bekijken;
  • Hoe lang bepaalde gebruikers een pagina bekijken;
  • Bij welke pagina’s gebruikers de website weer verlaten.
     

Google Analytics kan deze informatie aan derden verstrekken, indien Google Analytics daartoe wettelijk verplicht wordt of voor zover derden de informatie namens Google Analytics verwerken. Essention heeft hierop geen invloed. Wij hebben Google Analytics geen toe- stemming gegeven om de via onze website verkregen analytische informatie te gebruiken voor andere Google diensten dan is afgesproken tussen Essention en Google Analytics.

In voorkomende gevallen kan uw bezoek aan onze website ertoe leiden, dat we u een aanbeveling of een aanbieding doen door middel van een advertentie.

Met welk doel / op basis van welke grondslagen verwerken wij uw persoonsgegevens? 

Uw persoonsgegevens worden verwerkt, wanneer wij voor u mogen werken. Wij hebben uw persoonsgegevens nodig voor de uitvoering van de overeenkomst tussen u en Essention. Wanneer u de door ons gevraagde persoonsgegevens niet aan ons vertrekt, kunt u geen gebruik maken van onze diensten en deze niet bij ons afnemen.

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Omdat we anders ons werk voor u niet (goed) kunnen uitvoeren;
  • Om de kwaliteit van onze op u afgestemde dienstverlening te kunnen optimaliseren;
  • Voor onze financiële administratie en het afhandelen van uw betaling;
  • Voor het bijhouden welke (groepen) mensen belangstelling hebben voor onze programma’s en ons aanbod van opleidingen op het gebied van persoonlijke ontwikkeling, groei en leiderschap;
  • Voor het bijhouden van lijsten van (oud) deelnemers aan onze programma’s;  
  • Voor het verzenden van onze nieuwsbrieven en/of aanbiedingen van programma’s;
  • Om u te kunnen bellen en/of e-mailen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u;
  • Om u te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten;
  • Meer in het algemeen, om onze dienstverlening voor u te kunnen optimaliseren.
     

Bij het verwerken van uw persoonsgegevens houden wij ons aan de wettelijke vereisten zoals die zijn neergelegd in de AVG, de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Er is dan ook altijd een juridische grondslag aan te wijzen voor het verwerken van uw persoonsgegevens. De grondslagen zijn de volgende:

  • Toestemming van betrokkene
  • Uitvoering van de overeenkomst met betrokkene;
  • Wettelijke verplichting;
  • Vitaal belang;
  • Algemeen belang;
  • Gerechtvaardigd belang.
     

Voor de verwerking -waaronder het bewaren- van uw persoonsgegevens in het kader van het verbeteren van onze dienstverlening, marketingactiviteiten en onze contactmomenten met u bestaat een gerechtvaardigd organisatiebelang van Essention. Hierbij hebben wij een zorgvuldige afweging gemaakt tussen uw belangen en die van onze organisatie. Het ver -werken en daarmee ook het bewaren van een aantal van uw persoonsgegevens is boven- dien noodzakelijk om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen. Wij zijn wettelijk verplicht om een aantal van uw persoonsgegevens te bewaren en op te slaan voor onze financiële administratie en om daarmee te voldoen aan fiscale verplichtingen. Wanneer wij meer persoonsgegevens van u nodig mochten hebben, dan vragen wij uw expliciete toestemming daarvoor.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

IT – leveranciers en andere door ons ingeschakelde dienstverleners 
Voor het beheer van onze ict-systemen en voor het leveren van onze diensten maken wij gebruik van de diensten van derden, zoals IT – leveranciers en computerspecialisten. Ook maken wij verplicht wettelijk gebruik van de diensten van een of meerdere accountants, voor het opstellen van een jaarrekening en voor de controle op onze financiële boekhouding. Wij zien er op toe, dat deze derden, partijen die door ons worden ingeschakeld, op een juiste manier omgaan met uw persoonsgegevens, indien en voor zover zij deze kunnen inzien. Met derden die wij inschakelen en die mogelijk toegang hebben tot uw persoonsgegevens hebben wij een verwerkingsovereenkomst afgesloten om uw privacy te versterken.

Cookies:
Gegevens die via cookies op onze website worden verzameld, kunnen worden gedeeld met partijen die deze cookies plaatsen.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

In de AVG is bepaald, dat de klant het recht heeft om vergeten te worden. Doelstelling van Essention is, dat wij uw persoonsgegevens niet langer bewaren, dan noodzakelijk is voor het realiseren van de doelstellingen die zijn opgenomen in deze privacyverklaring, tenzij wij uw uitdrukkelijke en aantoonbare toestemming hebben verkregen om uw gegevens langer te mogen bewaren (bijvoorbeeld om onze dienstverlening kunnen verbeteren) en tenzij er een wettelijke bepaling is, waardoor wij verplicht zijn om uw persoonsgegevens langer te bewaren. 

Bij een inschrijving in één van onze programma’s, kortdurend of langer lopende opleidingen of trainingen bewaren wij uw NAWTE gegevens alsmede uw CV gegevens tot drie jaar na inschrijving voor de korte programma’s en voor de langere programma’s tot drie jaar na afronding van het betreffende programma, tenzij u expliciet toestemming heeft gegeven, om uw gegevens langer te mogen bewaren. De rechtvaardiging is, dat we werken met groei en ontwikkeling van mensen en van organisaties en dat deelnemers nieuwe programma’s bij ons afnemen, waarbij de opgedane kennis en inzicht uit het eerder gevolgde programma, advies of training van belang is en meetelt. De e-mailadressen die we na 25 mei 2018 via opt-in verkregen hebben voor onze nieuwsbrieven, bewaren we 7 jaar vanaf 25 mei 2018, de datum waarop de AVG van kracht werd. Factuurgegevens en eventuele kopieën van behaalde certificaten bewaren we 7 jaar vanwege fiscale wettelijke verplichtingen.

Wij slaan tijdelijk gegevens op van deelnemers, klanten/opdrachtgevers in een verplicht verwerkingsregister. Dit doen wij per categorie betrokkenen. De verplichting voor een verwerkingsregister is vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming die sinds 25 mei 2018 van kracht is gegaan. Uw persoonsgegevens worden verwerkt door medewerkers van Essention en de aan haar gelieerde labels en door externe medewerkers die door ons worden ingehuurd. Alle eigen medewerkers van Essention hebben een geheim- houdingsverklaring getekend in hun arbeidsovereenkomst. Daarnaast hebben ze een ‘Privacyverklaring werknemer’ getekend. Met alle externe medewerkers van Essention hebben wij verwerkersovereenkomsten getekend, waarin onder andere de geheimhouding en de beveiliging van uw persoonsgegevens is opgenomen en tevens ook de omvang van de verwerkingsbevoegdheid door de betreffende verwerker.

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

Essention neemt de beveiliging van uw persoonsgegevens serieus. Wij hebben technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te

beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik, zoals onbevoegde kennisneming van uw persoonsgegevens. Daarbij is rekening gehouden met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, zodat we een passend beveiligingsniveau aan u kunnen garanderen, gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. Ons beleid is er op gericht, dat alleen die medewerkers van Essention toegang hebben tot uw persoonsgegevens, die de toegang ook daadwerkelijk nodig hebben voor de uitoefening van hun werkzaamheden. Met alle medewerkers van Essention is ter versterking van uw privacy geheimhouding overeengekomen en is een individuele privacyverklaring met hen vastgelegd.

Uw rechten: gegevens inzien, aanpassen, beperken of verwijderen 

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te beperken of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons.

U heeft ook het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent, dat u bij ons een ver-zoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u in het bezit hebben, bijvoorbeeld in ons computerbestand, om die gegevens naar u of naar een ander, door u genoemde organisatie of bedrijf, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of een verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@essentiongroep.nl Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteits- bewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie a.u.b. uw pasfoto, MRZ (dat is de Machine Readable Zone, de strook met nummers onderaan uw paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Wij reageren zo snel als mogelijk is, maar uiterlijk binnen zes weken.

Klachten

Essention wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan. U kunt ons dit laten weten door ons een e-mailbericht te sturen naar info@essentiongroep.nl of ons een brief te sturen naar ons adres, Dorpsstraat 22, 6741 AK  in Lunteren t.a.v. de heer Gerhard Jansen of naar het mailadres info@essentiongroep.nl Wij zijn tevens telefonisch bereikbaar op het nummer +31 341 – 820 000. Wij zullen onze uiterste best doen, om uw klacht te verhelpen.

U heeft ook het recht, om uw klacht neer te leggen bij de nationale toezichthoudende autoriteit, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt dat doen via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons of via het volgende adres van de Autoriteit Persoonsgegevens:

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ  DEN HAAG
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl  Trefwoord: AVG
Telefoon: 0900 – 2001 2010

Deze Privacy verklaring is opgesteld voor Essention B.V. in juli 2018.